Mediation: Die Auftragsklärung – Das Fundament für eine erfolgreiche Mediation

Eine Mediation ist ein freiwilliges und vertrauliches Verfahren zur Konfliktlösung, bei dem eine neutrale dritte Person, der Mediator, die Konfliktparteien dabei unterstützt, selbst eine Lösung zu finden. Bevor die eigentliche Lösungsfindung beginnt, steht ein entscheidender Schritt an: die Auftragsklärung. Die Auftragsklärung ist das Fundament, auf dem die Mediation aufbaut. Ein sorgfältig geklärtes Mandat stellt die Ziele und Grenzen des Verfahrens sicher und eröffnet so den Raum, dass der Konflikt nachhaltig gelöst werden kann.

Was wird in der Auftragsklärung gefragt?

Die Auftragsklärung ist ein strukturierter Dialog, in dem ich mit dem Auftraggebendendie Rahmenbedingungen der Mediation festlege. Dabei geht es um folgende Kernfragen:

Worum geht es in dem Konflikt? Der Auftraggebendewird gebeten, den Konflikt aus ihrer Sicht darzustellen.

Was ist das Ziel der Mediation? Ich frage ab, welches Ziel aus Sicht des Auftraggebenden durch die Mediation erreicht werden soll. Ist es eine schriftliche Vereinbarung? Geht es um die Wiederherstellung einer (Arbeits-)Beziehung oder um die Klärung von Missverständnissen?

Was sind die Grenzen der Mediation? Wir besprechen, welche Themen nicht Teil der Mediation sind und welche rechtlichen oder organisatorischen Rahmenbedingungen zu beachten sind.

Wer nimmt an der Mediation teil? Welche Parteien sollten für die Klärung des Konfliktes am Tisch sitzen. Manchmal sind Konflikte so vielschichtig, dass weitere Personen oder Institutionen einbezogen werden müssen, um eine nachhaltige Lösung zu finden.

Wie sind die Rahmenbedingungen des Verfahrens? Hierzu gehören Fragen wie:

• Wie viele Termine sind voraussichtlich nötig?
• Wie lange dauern die Sitzungen?
• Wie hoch sind die Kosten und wer trägt sie?
• Wo finden die Treffen statt?

Was sind die Regeln einer Mediation? Freiwilligkeit, Eigenverantwortung, Vertraulichkeit und Allparteilichkeit des Mediators.

Warum wird die Auftragsklärung durchgeführt?

Grundlage für Vertrauen schaffen

Der Auftraggebende lernt mich und meine Arbeitsweise kennen. Gleichzeitig kann ich die Erwartungen des Auftraggebenden verstehen. Dieses gegenseitige Kennenlernen schafft eine vertrauensvolle Basis, die für einen offenen und ehrlichen Dialog im weiteren Verlauf unerlässlich ist.

Ziele definieren und Fokus setzen

Ohne eine klare Zieldefinition läuft eine Mediation schnell ins Leere. Durch die Auftragsklärung erfahre ich, was genau soll erreicht werden. Indem die Themen und Ziele klar benannt werden, wird der Prozess zielgerichtet und effizient ablaufen.

Verfahrensregeln und Rahmenbedingungen klären

Durch diese Klärung werden alle “Spielregeln” festgelegt. Von der Vertraulichkeit über die Freiwilligkeit bis hin zu den Kosten, damit der Auftraggebende weiß, worauf er sich einlässt. Das verhindert Missverständnisse und böse Überraschungen im weiteren Verlauf des Verfahrens.

Risiken minimieren

In der Auftragsklärung werden potenzielle Hindernisse oder Konflikte, die außerhalb der Mediation liegen (z.B. rechtliche oder finanzielle Rahmenbedingungen), frühzeitig erkannt. So werden unerwartete Probleme, die den Prozess stören könnten, von Anfang an berücksichtigt oder geklärt. 

Wie kann sich der Auftraggebende auf die Auftragsklärung vorbereiten?

Sie können sich fragen:

• Was sind die Kernpunkte des Konflikts aus meiner Sicht? Versuchen Sie, die Situation kurz und sachlich zu schildern.

• Wer sind die Beteiligten? Überlegen Sie, wer vom Konflikt betroffen ist, bzw. wer kann zur dessen Lösung beitragen.

• Was möchte ich mit der Mediation erreichen? Formulieren Sie Ihre Ziele möglichst konkret. Geht es um eine finanzielle Regelung, eine Neuorganisation oder eine neue Kommunikationsbasis?

• Welche Informationen benötige ich? Sammeln Sie relevante Dokumente, Notizen oder Daten, die für den Konflikt von Bedeutung sein könnten.

• Was sind meine Grenzen? Überlegen Sie, welche Zugeständnisse Sie machen können und welche Punkte für Sie nicht verhandelbar sind.